Smart Working e videochiamate: come essere sempre professionali?

kype, Google Hangouts, WeChat, Jitsi, Whatsapp Web, FaceTime, Viber… sono ormai numerose le piattaforme VoIP (Voice over IP, ovvero “Voce tramite protocollo Internet“) che permettono di chattare, telefonare e, soprattutto, videochiamare sfruttando la connessione Internet. In questo specifico momento storico, ci rendiamo conto più che mai della fortuna che abbiamo a disporre di strumenti che permettono di lavorare da casa, di contattare agilmente amici e famiglia e di farci sentire un po’ meno soli!

    

Ma la domanda che sorge spontanea è: quali sono le attenzioni da avere se ci ritroviamo improvvisamente a dover fare una videochiamata con il nostro capo o i nostri colleghi di lavoro?

Se alcuni di noi, come le persone più giovani, hanno confidenza con questi strumenti, bisogna ammettere che sono ancora pochi coloro che lo usano regolarmente con fini professionali. Eccoci quindi pronti per darvi qualche dritta sul modo migliore per prepararvi ad affrontare con serenità e competenza una Skype Call (o affini)!

Come prima cosa è fondamentale capire qual è il modo più efficace di presentarsi e far sentire, letteralmente, la propria voce!

Infatti, non è ovviamente possibile contare sul linguaggio del corpo e sui gesti che naturalmente accompagnano una conversazione vis-à-vis.

Se siete voi a dover condurre la videochiamata e le persone in collegamento non si conoscono già, assicuratevi di incoraggiare tutti a presentarsi, in modo tale da dimostrare a tutti rispetto e considerazione, consolidando al contempo la vostra leadership all’interno del gruppo. Ovviamente, qualora non foste voi i promotori della videochiamata, resta valida la regola di prender parte alla conversazione innanzitutto presentandosi, permettendo agli altri ascoltatori di identificarvi e dimostrando sicurezza in voi stessi e in quello che state per dire; oltretutto, ciò predispone i vostri interlocutori a prestare maggiore attenzione alle vostre parole.

Ma qual è il momento migliore per prendere la parola durante una videochiamata?

Escludendo categoricamente la possibilità di interrompere gli altri, il momento migliore per parlare è dopo una breve pausa, quando nessun altro sembra intenzionato a farlo. Per inserirsi nella conversazione, magari per porre una domanda senza interrompere chi ha preso la parola, può essere utile usare la chat di cui dispongono la maggior parte delle piattaforme VoIP. Ciò consente a chi sta parlando di accorgersi del messaggio e di rispondere “live” o comunque si segnala a tutti che c’è ancora una domanda a cui bisogna dare risposta.

Infine, un’ultima nota importante: se ci si intende rivolgere a qualcuno nello specifico, è bene rivolgersi a lui/lei chiamandolo/a per nome, poiché non è possibile indirizzare lo sguardo o il corpo nella sua direzione al fine di farsi ugualmente capire.

Un secondo importante aspetto da considerare è come mantenere alta l’attenzione. Bisogna infatti considerare che nessuno degli interlocutori è fisicamente prossimo agli altri ed è quindi più facile distrarsi.

La soluzione a questa condizione è quella di essere davvero “connessi”, stimolando la partecipazione attiva di tutti. Se ci si trova nella posizione di “conduttore” della videochiamata, è ovviamente necessario prestare attenzione alle reazioni degli altri, parlare guardando la fotocamera ed essere pronti ad intervenire qualora la conversazione vada fuori tema. Bisogna infatti tener conto del fatto che in qualsiasi dialogo tra più persone può capitare di divagare o addirittura di essere in disaccordo, finendo per interrompere o sovrastare verbalmente gli altri. Questo, oltre ad essere poco educato, compromette la comprensione di tutti (specialmente in una videochiamata). Per questo è particolarmente importante che il conduttore intervenga, anticipando queste situazioni o, se ciò risulta impossibile, facendosi capire con un gesto chiaramente comprensibile, capace di indurre tutti al silenzio.

Sempre a tal riguardo può essere utile ricordare che, in alcune circostanze (se, per esempio, viene da tossire, starnutire o si generano rumori nell’ambiente in cui si sta facendo la videochiamata), potrebbe risultare necessario disabilitare momentaneamente il microfono, così da non compromettere la comprensione di tutto il gruppo.

Per mantenere viva l’attenzione di tutti è bene che chi si fa carico della conversazione, proponga argomenti di “transizione” e ponga domande in grado di dar vita a nuove tematiche di discussione. Inoltre, è fondamentale porre domande dirette ai singoli, così che anche una persona imbarazzata dalla videochiamata possa dire la sua.

Quando gli argomenti all’ordine del giorno sono stati affrontati e la chiamata è in una fase conclusiva, è bene lasciare spazio ad eventuali domande, come in una qualsiasi riunione di lavoro. Questo dimostra attenzione ed empatia perché, nonostante la distanza fisica, si tiene in considerazione l’opinione altrui.

Sebbene possa apparire scontato, abituati alle interazioni dirette fatte di sguardi, gesti e parole, un aspetto cui bisogna prestare grande attenzione durante una videochiamata è il contatto visivo. Per noi esseri umani stabilire un contatto visivo è del tutto naturale, tanto che se capita di incontrare qualcuno che lo evita vistosamente, rivolgendo gli occhi altrove, è facile sentirsi disorientati e infastiditi.

Specialmente nel momento in cui ci si ritrova ad affrontare una presentazione e si è gli unici a parlare, è quindi bene ricordarsi di volgere lo sguardo alla fotocamera: è proprio questo che darà l’illusione a chi ascolta di essere guardato, stabilendo un contatto visivo. Ovviamente ciò richiede uno sforzo: è necessario non solo pensarci ma anche “allenarsi”, farci l’abitudine.

(Da sinistra a destra) Immagine 1: sguardo rivolto alla fotocamera ✅ Immagine 2: sguardo rivolto in basso, verso lo schermo ❌

Qualora si stesse invece prendendo parte ad un meeting informale in cui è richiesto a tutti lo stesso grado di partecipazione, le cose possono anche svolgersi diversamente: è infatti spontaneo rivolgere la propria attenzione verso chi parla, quindi allo schermo anziché alla fotocamera. È facile e naturale e, in questo caso, va bene così.

Un ulteriore elemento su cui soffermare la nostra attenzione, per affrontare al meglio una videochiamata, è il posizionamento della fotocamera. La prima cosa da controllare è l’altezza: bisogna infatti evitare di riprendersi dall’alto o dal basso, scelte che generalmente non valorizzano l’aspetto di nessuno, preferendo invece un posizionamento ad altezza occhi. Una fotocamera messa troppo in basso potrebbe farvi apparire come delle sorta di “teste fluttuanti”, eliminando dal quadro visivo il busto. Analogamente, riprendersi dall’alto potrebbe trasmettere l’idea che si è sopraffatti dalla telecamera e, in definitiva, dalla videochiamata, facendovi perdere autorità e carattere.

Immagine 1: inquadratura dal basso ❌ Immagine 2: inquadratura con fotocamera all’altezza degli occhi ✅ Immagine 3: inquadratura dall’alto ❌

Posizionare la fotocamera alla giusta altezza, aiuta anche ad assumere la giusta postura: se infatti la si posiziona troppo in basso, la tendenza ad ingobbirsi sarà inevitabile ed antiestetica. Anche la distanza dev’essere calcolata con attenzione, per evitare di occupare con la nostra figura tutto il campo visivo. Infine, è bene posizionarsi a favore di luce (mai contro luce) e posizionare di conseguenza anche la fotocamera.

Immagine 1: viso a favore di luce ✅ Immagine 2: viso a sfavore di luce ❌

Ovviamente, per accertarsi di tutti questi piccoli ma fondamentali dettagli, il consiglio è quello di fare delle prove prima della videochiamata, magari con un amico o parente, in modo tale da avere tutto sotto controllo ed essere, al momento opportuno, a proprio agio.

Ultimo, ma non meno importante elemento a cui prestare attenzione, è lo spazio che ci circonda. Infatti, la fotocamera del nostro device includerà anche parte della stanza in cui abbiamo scelto di fare la nostra videochiamata, quella alle nostre spalle. A questo proposito il consiglio è quello di curare i dettagli dell’ambiente in cui ci si trova, assicurandosi che non si veda nulla che possa suscitare imbarazzo o dare un’idea di disordine, ma che al contrario contribuisca a definire un’immagine positiva, professionale ed ordinata.

Immagine 1: sfondo neutro e professionale ✅ Immagine 2: sfondo da evitare, non professionale ❌

Ecco qui un divertente video che mostra alla perfezione quel che, prestando un minimo d’attenzione, non dovremmo mai far accadere 😂

 

Se si ha la fortuna di avere un proprio studio in cui svolgere in tutta tranquillità una videochiamata, sarebbe bene chiudere a chiave la porta, in modo tale da eliminare la possibilità di rumori fastidiosi o, peggio, che qualcuno entri, interrompendoci e disturbando.

È utile ribadire che sebbene ci si trovi a casa, è ugualmente importante creare un’atmosfera in grado di trasmettere e garantire professionalità; se si ha necessità di fare molte videochiamate e non si ha la fortuna di avere un proprio studio, una valida soluzione è quella di acquistare un fondale o un divisorio, così da creare uno spazio riservato che aiuti con praticità a eliminare qualsiasi elemento di disturbo. Tutto questo contribuisce enormemente a concentrare l’attenzione su di sé e su quello che si dice, anziché su ciò che si ha alle proprie spalle!

A tal proposito è impossibile non ricordare l’incidente capitato di recente al Professor Robert Kelly durante un’intervista in diretta sulla BBC: sembrerebbe infatti la sequenza di un film comico… peccato che non sia così! 🤭

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